美國保險服務(wù)所(Insurance Service Office, 簡稱ISO)
當(dāng)一個公司每年要分發(fā)超過4億頁的文件時, 他需要一種有效的, 經(jīng)濟的文件分發(fā)方式。美國保險服務(wù)所(ISO)就存在這樣的情況。ISO是一個為財產(chǎn)保險和災(zāi)害保險提供統(tǒng)計資料, 精算, 保費和理賠信息的機構(gòu)。為了降低文件的制作, 分發(fā)和儲存成本及改善客戶服務(wù), ISO研制出一種電子文件的解決方案: ISOnet---建立在Adobe Acrobat和Adobe Acrobat Capture軟件及Web基礎(chǔ)上的網(wǎng)站。
"我們之所以運用Acrobat和Acrobat Capture, 是因為它能提供一整套解決方案: 將紙張文件和電子文件轉(zhuǎn)換成一種獨立于平臺和應(yīng)用程序的格式。"ISO的市場和發(fā)展部經(jīng)理Rich Della Rocca說, "另外, 此格式版本與原始文件完全一致。"
ISO的紐約總部是協(xié)助保險公司預(yù)算理賠成本的。與大多數(shù)商務(wù)不一樣, 保險公司不能在眾所周知的成本上定保費。這就是為什么每年ISO要從各地的保險公司收集個人保險單的資料。而且按照法律規(guī)定, ISO必須向保險業(yè)管理者提交此資料總結(jié), 以協(xié)助管理者評定各個州的保費。同樣, ISO還利用其數(shù)據(jù)庫的資料來提供服務(wù), 完善市場上的保險公司, 包括提供標準的保險單, 制定費率, 保費規(guī)定及私人財產(chǎn)所在地點的查勘。
過去的25年里, ISO一直在向世界各地的保險公司和保險業(yè)管理者們分發(fā)紙張形式的保險單, 費率表和其它有關(guān)保險的文件。隨著需求量的增長, 資料的分發(fā)量也隨之增加。一些客戶每年都要從ISO那里收到幾十萬頁的紙張文件。
為了簡化這個過程, ISO希望通過Internet廣泛的電子形式來分發(fā)文件資料。鑒于關(guān)于保險的文件大多是正式的合同, 保證這些合同在傳遞過程中不走樣是極為重要的。"我們知道HTML格式無法保證傳遞過程中文件不走樣, 所以我們要尋找其它解決方案。" Della Rocca解釋道。ISO同樣也希望能給客戶提供一種更好的途徑去管理, 儲存和檢索龐大的ISO文件資料。
現(xiàn)在, ISO可運用Acrobat將原始文件---大部分是Microsoft?Word和Microsoft Excel文件---轉(zhuǎn)換成便攜文檔格式(PDF)文件。存儲在服務(wù)器上的PDF文件, 客戶可根據(jù)需要從Internet上檢索, 瀏覽, 打印和下載。PDF為分發(fā)給ISO客戶的資料提供了獨立于平臺和應(yīng)用程序的可訪問文件格式。并且, PDF文件保持文件原貌---包括字體, 圖形, 費率表及保險文件的全部版式。在可檢索的PDF文件中能快速輕松地找到資料, 也有利于資料的儲存。
運用Acrobat Capture軟件, 其它ISO的紙張文件也可轉(zhuǎn)換成PDF電子文件。Capture能將紙張文件通過掃描瞬間轉(zhuǎn)換為電子文件, 并以可檢索, 可訪問的PDF文件格式傳遞。這些過程都自動化后, ISO就能運用Acrobat Capture以批處理模式成批掃描文件。"我們在不到六周的時間里將過去三年的文件全部掃描完, "Della Rocca說, "而且圖形的質(zhì)量相當(dāng)棒。" 今天通過Internet , ISO客戶可訪問, 下載超過25000份的PDF格式的ISO文件, 并能在任何一臺打印機上打印。唯一所需的軟件是一個瀏覽器和免費的Reader(可在Adobe的Web站點上下載)。而且, 集約緊湊的PDF文件非常容易地被快速地下載。
自從1998年6月ISOnet服務(wù)開通以來, ISO和他的客戶利用Web和PDF文件的優(yōu)點已經(jīng)獲益不少。由于發(fā)送PDF文件就如同把文件從電腦輸送到打印機上一樣容易, ISO不必再浪費時間和金錢把文件重新編成HTML格式在Web發(fā)布了。這直接為ISO節(jié)省了成本。"運用Acrobat, 我們每年在文件制作, 分發(fā)方面的費用得到了大幅度的減少。" Della Rocca提道。
由于PDF文件可進行全文本索引, ISO的客戶能輕松快速地找到他們所需的信息。"在過去要翻箱倒柜花上幾個小時的時間查找資料夾, 而如今只需將手指放在指定的ISO簡報或一份三年保險單上就可以了---數(shù)秒鐘的時間。" Della Rocca說。除了可輕松便捷訪問資料外, Della Rocca還提到提供PDF格式文件每年能節(jié)約客戶幾萬美元的文件整理, 儲存費用。
在ISOnet成功的基礎(chǔ)上, ISO計劃通過Internet分發(fā)更多PDF格式的出版物。這對于客戶來說將會方便, 即時取得大量的商業(yè)信息。Della Rocca補充道: "運用Acrobat軟件, 很容易就建立起了ISOnet, 以我們和我們的客戶來說都不需要在軟件上做很大的投資。每年我們都分發(fā)大量的文件, 運用Adobe Acrobat和Acrobat Capture 軟件, 不但改善了我們的服務(wù), 而且降低了我們的制作和發(fā)送成本。" |
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