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寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度實(shí)施規(guī)則
[作者:    時(shí)間:2010-7-20 9:42:29]

第一章     總 則
第一條 為提高會(huì)議質(zhì)量和效率,實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理規(guī)范化、制度化,切實(shí)履行寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)的基本職能,保障會(huì)員單位的基本權(quán)益,根據(jù)《中國(guó)保監(jiān)會(huì)關(guān)于加強(qiáng)保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)建設(shè)的指導(dǎo)意見》和《寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)章程》,特制定本規(guī)則。
第二條 會(huì)議議事規(guī)則。會(huì)議按照民主集中制原則進(jìn)行決策,實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)與分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的制度,各個(gè)成員都是平等的主體,享有同等的權(quán)利。會(huì)議實(shí)行一人一票制,須有三分之二以上有表決權(quán)的成員或代表出席才能舉行,會(huì)議表決實(shí)行舉手表決和重要決議書面表決的方式,會(huì)議決議須經(jīng)到會(huì)成員或代表的過(guò)半數(shù)通過(guò)方能生效,反對(duì)票與贊成票相等時(shí),由協(xié)會(huì)秘書處或授權(quán)會(huì)議主持人裁決。會(huì)議通過(guò)的決議所有成員必須執(zhí)行。

第二章 會(huì)議形式和內(nèi)容
第三條 本規(guī)則所稱的會(huì)議是指由寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)秘書處組織的寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“協(xié)會(huì)”)會(huì)員代表大會(huì)、理事會(huì)或常務(wù)理事會(huì)會(huì)議、會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議、產(chǎn)壽險(xiǎn)及專業(yè)中介機(jī)構(gòu)高峰會(huì)議、各專業(yè)工作委員會(huì)(或?qū)I(yè)工作組)會(huì)議,以及協(xié)會(huì)秘書處根據(jù)工作需要組織召開的專題研討會(huì)、座談會(huì)、行業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)會(huì)、聯(lián)席會(huì)議、表彰大會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等一切會(huì)議。會(huì)議一般報(bào)請(qǐng)監(jiān)督管理機(jī)關(guān)參加。
 (一)會(huì)員代表大會(huì)是協(xié)會(huì)的最高權(quán)力機(jī)構(gòu),由上屆協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)召集并主持,協(xié)會(huì)各會(huì)員單位的代表參加,協(xié)會(huì)秘書處部門負(fù)責(zé)人以上干部根據(jù)議題需要列席。一般每?jī)赡暾匍_一次,因特殊情況需提前或推遲召開時(shí),須經(jīng)理事會(huì)表決通過(guò),報(bào)業(yè)務(wù)主管單位審查并經(jīng)社團(tuán)登記管理機(jī)關(guān)同意。但推遲換屆最長(zhǎng)不超過(guò)一年。 會(huì)議內(nèi)容:
1、制定和修改協(xié)會(huì)章程。
    2、選舉和任免理事。
    3、審議批準(zhǔn)理事會(huì)的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。
    4、審議理事會(huì)提議的其它事項(xiàng)。
(二)理事會(huì)是會(huì)員代表大會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu),在代表大會(huì)閉會(huì)期間領(lǐng)導(dǎo)協(xié)會(huì)工作,對(duì)會(huì)員代表大會(huì)負(fù)責(zé)。其會(huì)議由協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)召集并主持,協(xié)會(huì)理事參加,協(xié)會(huì)秘書處有關(guān)人員根據(jù)議題需要列席。一般每年至少召開一次會(huì)議,必要時(shí)可臨時(shí)召集或采用通訊形式召開。理事會(huì)會(huì)議內(nèi)容:
1、執(zhí)行會(huì)員代表大會(huì)的決議和決定;
2、選舉和罷免常務(wù)理事及其會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng);
3、籌備召開會(huì)員代表大會(huì);
4、審議、制定協(xié)會(huì)管理制度,協(xié)會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié),財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告,人員編制;
5、通過(guò)會(huì)員入會(huì)和退會(huì);
6、審議、決定與行業(yè)自律、維權(quán)、協(xié)調(diào)、交流和宣傳有關(guān)的重大事項(xiàng)。
協(xié)會(huì)設(shè)立常務(wù)理事會(huì)。常務(wù)理事會(huì)由理事會(huì)選舉產(chǎn)生,對(duì)理事會(huì)負(fù)責(zé),其人數(shù)不超過(guò)理事人數(shù)的三分之一。常務(wù)理事會(huì)至少半年召開一次會(huì)議;必要時(shí)可臨時(shí)召集或采用通訊形式召開。 
在理事會(huì)閉會(huì)期間,常務(wù)理事會(huì)除理事會(huì)會(huì)議內(nèi)容的第2、4款外,還可增加以下會(huì)議內(nèi)容: 
1、研究決定個(gè)別常務(wù)理事的更換、增補(bǔ)、罷免;
2、決定設(shè)立秘書處內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和各專業(yè)工作委員會(huì)設(shè)置; 
3、決定副秘書長(zhǎng)、秘書處內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和各專業(yè)工作委員會(huì)主要負(fù)責(zé)人的任免; 
4、向理事會(huì)報(bào)告年度工作計(jì)劃和工作報(bào)告及年度預(yù)決算; 
5、審批內(nèi)部管理制度等。
(三)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議由協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)主持,副會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)參加,協(xié)會(huì)秘書處相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)議題需要列席。一般每月召開一次,必要時(shí)可臨時(shí)召集。會(huì)議內(nèi)容:
1、檢查會(huì)員代表大會(huì)以及理事會(huì)和常務(wù)理事會(huì)決議、決定的落實(shí)情況; 
2、組織研究當(dāng)?shù)乇kU(xiǎn)市場(chǎng)的發(fā)展規(guī)劃和重大問(wèn)題;
3、商議會(huì)員單位之間的工作協(xié)調(diào);
4、商定向理事會(huì)提交的年度工作計(jì)劃和工作報(bào)告及年度預(yù)決算;
5、審議秘書長(zhǎng)提議的副秘書長(zhǎng)、秘書處內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和各專業(yè)工作委員會(huì)設(shè)置及其干部任免等日常工作的重大事項(xiàng)。
(四)產(chǎn)壽險(xiǎn)及專業(yè)中介機(jī)構(gòu)高峰會(huì)議由輪值公司的總經(jīng)理主持,相應(yīng)公司的主要負(fù)責(zé)人,協(xié)會(huì)主管會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)及秘書處相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。一般每季度分別產(chǎn)壽險(xiǎn)及專業(yè)中介機(jī)構(gòu)各公司輪流召開,輪流的次序按各公司進(jìn)入寧波市場(chǎng)的時(shí)間先后排列,必要時(shí)可臨時(shí)召開。會(huì)議內(nèi)容: 
1、討論研究產(chǎn)壽險(xiǎn)及中介市場(chǎng)發(fā)展情況和存在重大問(wèn)題;
2、審議決定產(chǎn)壽險(xiǎn)和專業(yè)中介等方面與行業(yè)自律、維權(quán)、協(xié)調(diào)、交流和宣傳有關(guān)的重大決策、重大活動(dòng)計(jì)劃,簽署相關(guān)的自律公約。
(五)各專業(yè)工作委員會(huì)(或?qū)I(yè)工作組)會(huì)議由主任委員主持,各位委員(或?qū)I(yè)工作組成員)、協(xié)會(huì)秘書處參加。一般每月召開一次,必要時(shí)可臨時(shí)召開。會(huì)議內(nèi)容:
1、研究本專業(yè)市場(chǎng)發(fā)展情況和存在問(wèn)題及具體措施;
2、研討和制定自律公約,審擬、決定追究違約責(zé)任等與本專業(yè)有關(guān)的重大事項(xiàng);
3、商量布置、落實(shí)相關(guān)的本專業(yè)工作任務(wù)和重大活動(dòng)計(jì)劃。
(六)新聞發(fā)布會(huì)由協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)主持,新聞單位有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和記者、有關(guān)公司的部門負(fù)責(zé)人、嘉賓、協(xié)會(huì)秘書處有關(guān)人員等參加。一般每季度召開一次,必要時(shí)可臨時(shí)召開。會(huì)議內(nèi)容:對(duì)外發(fā)布重要的產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量承諾、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、重大舉措、訴訟等有關(guān)行業(yè)重要信息。
(七)協(xié)會(huì)秘書處會(huì)議
1、秘書處全體會(huì)議由協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)主持,秘書處全體人員參加。一般每周一的上午9:00時(shí)召開,必要時(shí)可隨時(shí)召集。會(huì)議內(nèi)容:
上周工作匯報(bào)和下周工作安排;通報(bào)秘書處的有關(guān)情況。
2、秘書長(zhǎng)辦公會(huì)議。一般每周五的下午2:00時(shí)召開,必要時(shí)可臨時(shí)召集。會(huì)議由協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)主持,副秘書長(zhǎng)、綜合工作部主任參加,其他工作部的主任根據(jù)議題需要列席。會(huì)議內(nèi)容:傳達(dá)上級(jí)有關(guān)指示精神,通報(bào)秘書處各方面工作的進(jìn)展情況,交流溝通相關(guān)信息,協(xié)調(diào)各部門的近期工作,秘書處重大問(wèn)題決策討論,對(duì)有關(guān)情況的專題研究。
(八)季度投訴案件分析會(huì)議。一般每季度召開一次,由協(xié)會(huì)分管秘書長(zhǎng)主持,各會(huì)員單位信訪投訴責(zé)任人、協(xié)會(huì)秘書處有關(guān)人員等參加,主要研究分析投訴案件處理情況,提出改善管理和服務(wù)的有關(guān)措施,布置、落實(shí)相關(guān)的工作任務(wù)。
(九)其他會(huì)議。根據(jù)工作需要召開。會(huì)議由協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)主持,有關(guān)單位的負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員、協(xié)會(huì)秘書處相關(guān)人員參加。就某一問(wèn)題的專題研討會(huì)、座談會(huì)等,可以得出或不得出結(jié)論。
第三章 會(huì)議組織和安排
第四條 會(huì)議的組織。協(xié)會(huì)需召開的各種會(huì)議由協(xié)會(huì)秘書處具體組織實(shí)施,安排一切會(huì)務(wù)工作。其中高峰會(huì)議由輪值公司主管部門和協(xié)會(huì)秘書處共同組織實(shí)施。
第五條 會(huì)議的安排。要貫徹“務(wù)實(shí)、精簡(jiǎn)、高效”的原則,在會(huì)前要做好充分準(zhǔn)備,提高會(huì)議質(zhì)量;會(huì)議議題要安排緊湊,提高會(huì)議效率;會(huì)議要充分發(fā)揚(yáng)民主,集思廣益;要自覺(jué)遵守會(huì)議紀(jì)律,沒(méi)有特殊情況不允許請(qǐng)假;研究工作的會(huì)議要議而有決,決而有果。
第六條 議題提交。會(huì)議議題由參會(huì)成員提前三天填寫“議題申報(bào)表”提交,議題材料要求簡(jiǎn)潔清晰。提交前必須先報(bào)會(huì)員單位主要或分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,交協(xié)會(huì)秘書處職能部門初審。經(jīng)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)審定后提交會(huì)議審議。。
(一)提交的議案,若涉及幾個(gè)部門和會(huì)員單位的議題,會(huì)前要有協(xié)調(diào)意見。如涉及對(duì)具體問(wèn)題處理的,必須有明確的初步意見。爭(zhēng)議比較大的問(wèn)題,可提請(qǐng)協(xié)會(huì)秘書處先組織小范圍的討論,形成初步意見后再提交。不成熟的議案,不應(yīng)提交會(huì)議討論。
(二)協(xié)會(huì)秘書處在會(huì)前,可主動(dòng)收集各會(huì)員單位需提交的議案,并向主要或分管的協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),取得同意后提交會(huì)議討論。
第七條 材料準(zhǔn)備。協(xié)會(huì)秘書處將準(zhǔn)備好需提交會(huì)議學(xué)習(xí)的相關(guān)文件、討論的議題和比較成熟的研究意見等材料,經(jīng)會(huì)議主持人審定后,提前發(fā)給參加會(huì)議的有關(guān)人員。
參會(huì)人員要提前閱讀有關(guān)會(huì)議文件,對(duì)提交會(huì)議討論的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真的思考,認(rèn)真負(fù)責(zé)地準(zhǔn)備發(fā)言意見。
第八條 會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議名稱、會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、會(huì)議議程,要求參會(huì)對(duì)象準(zhǔn)備的會(huì)議材料或意見,會(huì)議組織單位的聯(lián)系人姓名、電話等。
協(xié)會(huì)秘書處根據(jù)相關(guān)組織程序確定召開的會(huì)議,在做好擬定會(huì)議議題、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)落實(shí)與布置等充分的會(huì)前準(zhǔn)備工作后,應(yīng)在會(huì)議召開前2—3天(特殊情況召開的緊急會(huì)議除外)以書面或傳真方式通知參會(huì)單位辦公室(或主管部門)。協(xié)會(huì)秘書處應(yīng)對(duì)通知情況進(jìn)行電話聯(lián)系,確認(rèn)參會(huì)單位是否收到,并在電話記錄本中記錄通知時(shí)間、收件人姓名等,以后不再重復(fù)通知。
參會(huì)單位辦公室(或主管部門)接到會(huì)議通知后應(yīng)立即主動(dòng)電話回復(fù)協(xié)會(huì)秘書處予以確認(rèn)是否收到,同時(shí)及時(shí)向單位主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并通知參會(huì)對(duì)象。參會(huì)人員對(duì)于會(huì)議中需要反饋單位意見的,應(yīng)進(jìn)行必要的調(diào)查研究,必須事先征求單位領(lǐng)導(dǎo)的意見。會(huì)議需要提供的書面材料、數(shù)據(jù)應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好,提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠。
第九條 會(huì)議紀(jì)要
(一)協(xié)會(huì)秘書處或授權(quán)會(huì)議主持人應(yīng)指定專人做好會(huì)議記錄,記錄一般限于筆錄。記錄要全面、準(zhǔn)確。未經(jīng)協(xié)會(huì)秘書處同意,不準(zhǔn)查閱會(huì)議記錄。
(二)會(huì)議紀(jì)要由被指定作會(huì)議記錄的專人撰寫,以形成的決議作為整理會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。要把議定事項(xiàng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地表述出來(lái)。遇有需上報(bào)或不宜公開的事項(xiàng)可不詳細(xì)表明。
(三)會(huì)議紀(jì)要序號(hào)按年排序。紀(jì)要首頁(yè)寫明紀(jì)要序號(hào)(年度、文號(hào))、密級(jí)、會(huì)議召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持、出席、列席。
(四)會(huì)議紀(jì)要一般在會(huì)議結(jié)束后三天內(nèi)寫出,緊急會(huì)議,會(huì)后立即撰寫。紀(jì)要報(bào)審核后簽發(fā)。未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。
第十條 決議的執(zhí)行與檢查。會(huì)議形成的決議,由會(huì)議成員或成員單位按照分工,組織貫徹執(zhí)行會(huì)議精神及議定事項(xiàng)。協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)催辦和組織整體的督促檢查工作,落實(shí)情況要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(一)會(huì)議決議形成后,由協(xié)會(huì)秘書處一般可根據(jù)需要形成正式文件、會(huì)議紀(jì)要或簽署文字材料,印發(fā)至有關(guān)單位或部門進(jìn)行貫徹落實(shí)。
(二)相關(guān)單位或部門要認(rèn)真研究會(huì)議決議,提出落實(shí)意見,制定具體執(zhí)行方案,進(jìn)行貫徹落實(shí)。
(三)協(xié)會(huì)秘書處相關(guān)工作部門要及時(shí)搜集決議執(zhí)行過(guò)程中的意見和建議,反饋主管領(lǐng)導(dǎo)。
(四)會(huì)議決議的執(zhí)行情況由協(xié)會(huì)秘書處進(jìn)行督促檢查。
第十一條 會(huì)議資料的存檔。每年1月底,將上一年度的會(huì)議材料、會(huì)議原始記錄、紀(jì)要審批件和正式印發(fā)的會(huì)議紀(jì)要一并移交檔案室存檔。

第四章 會(huì)議紀(jì)律
第十二條 請(qǐng)假制度。根據(jù)會(huì)議通知要求,未經(jīng)協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)人或授權(quán)會(huì)議主持人同意,參會(huì)人員不得安排他人代會(huì)。
參會(huì)對(duì)象因公到寧波市外出差或病休等特殊情況不能參加會(huì)議的,必須嚴(yán)格履行書面請(qǐng)假手續(xù),由參會(huì)單位辦公室(或主管部門)書面加蓋公章后提前1—2天向協(xié)會(huì)秘書處說(shuō)明情況,同時(shí)必須明確相關(guān)工作負(fù)責(zé)人替代參加會(huì)議,并由參會(huì)對(duì)象本人書面委托,委托書中應(yīng)闡明授權(quán)時(shí)間和范圍。對(duì)既不說(shuō)明情況,也不書面授權(quán),隨意派員參加的,每人次從該單位保證金中扣罰500元;對(duì)無(wú)故缺席或未予準(zhǔn)假的,視作棄權(quán)處理,并按每人次在該單位保證金中扣罰1000元。
第十三條 會(huì)議紀(jì)律
(一)參會(huì)人員要按會(huì)議通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到會(huì),不得遲到、早退或缺席。對(duì)于遲到15分鐘以上30分鐘及以內(nèi)的,個(gè)人樂(lè)助人民幣50元;遲到30分鐘以上的,只有旁聽權(quán)并作缺席處罰。對(duì)于無(wú)故早退30分鐘及以上視同缺席處理。事后對(duì)此次會(huì)議中通過(guò)的決議不能提出異議,并且要嚴(yán)格執(zhí)行。
(二)會(huì)議期間須自覺(jué)關(guān)閉一切通訊工具,不得中途無(wú)故出入會(huì)場(chǎng)。
(三)保守會(huì)議秘密,在會(huì)議決議未正式公布以前,不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議討論情況,影響決議實(shí)施。 
(四)會(huì)議實(shí)行限時(shí)制,無(wú)特殊情況應(yīng)按時(shí)結(jié)束。發(fā)言應(yīng)確定時(shí)間,有主題、有條理、簡(jiǎn)明扼要,嚴(yán)禁偏離主題,延誤會(huì)議進(jìn)程
第十四條 會(huì)議考核制度  
(一)建立會(huì)議情況通報(bào)制度。協(xié)會(huì)秘書處要做好會(huì)議考勤工作,將參會(huì)人員到會(huì)情況及時(shí)匯總并向會(huì)議主持人通報(bào)。
(二)協(xié)會(huì)秘書處及時(shí)將參會(huì)人員參加會(huì)議的情況定期報(bào)送到有關(guān)單位。對(duì)于遲到早退3次以上的會(huì)議成員或代表和隨意派員,無(wú)授權(quán)書、無(wú)故缺席3次以上的公司,協(xié)會(huì)將發(fā)書面通報(bào),并上報(bào)保險(xiǎn)監(jiān)管部門在對(duì)其單位考評(píng)和個(gè)人信用檔案中作記錄。

第五章 附 則
第十五條 本規(guī)則自公布之日起生效。 
第十六條 本規(guī)則由寧波市保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)解釋。

 
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